Robotik süreç otomasyonu diğer bir deyişle RPA, bir çalışanın gerçekleştirdiği, kuralları net bir şekilde ifade edilebilen, sürekli tekrar eden, rutin, yüksek hacimli işlerini robot dediğimiz yazılım ile taklit eden bir teknolojidir. Sanal çalışan olarak da adlandırabileceğimiz robotlar 7/24 çalışabilme özelliği ile daha fazla işi hızlı ve doğru bir şekilde gerçekleştirerek hem çalışanların rutin, sıkıcı işlerini devralır hem de şirketlere katma değer sağlar.

Verimliliği arttırırken hizmet mükemmelliği, iş etkinleştirme, ölçeklenebilirlik, esneklik, güvenlik ve uyumluluk gibi diğer performans anahtarlarını da dengelenmelidir. Bilgi teknolojisi (BT) bu hedefi desteklemede önemli bir rol oynar. Ne yazık ki BT'yi ilk benimseyenler, uygulama programlama arabirimleri (API'ler) eksikliği nedeniyle kapalı ve erişilemez olma eğiliminde olduklarından eski sistemlerini geliştirmeyi bazen zor bulmuşlardır.

Otomasyon endüstrisine yönelik yoğun ilginin sonucunda RPA nedir, RPA nasıl çalışır, RPA avantajları nelerdir gibi pek çok sorunun cevabı merak edilir. Gelin bu sorunların cevaplarına hep birlikte bakalım...

RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) Nedir?

RPA (Robotic Process Automation); sıkıcı bulduğumuz ve rutinleşmiş manuel işlerimizi bilgisayar üzerinde taklit ederek üstesinden gelen ve bu işleri sektörde “Dijital Asistanımız” olarak da tanımlanan yazılım robotlarına aktaran bir yazılımdır. RPA teknolojisi; oturum açabilir, veri girişi yapabilir, standart işlemleri işleme veya basit müşteri hizmeti sorgularına yanıt verebilir, tamamlanmış/tamamlanmamış görevleri hesaplayabilir ve gerektiğinde ise farklı iş süreçleri veya uygulamalar arasında veri aktarımı sağlayabilir.

Dijital iş gücü sağlayan robotik süreç otomasyonu sanıldığı gibi çalışanların yerini almaz. Tam aksine; yukarıda bahsetmiş olduğumuz sıkıcı ve rutinleşmiş manuel işlemlerden çalışanları uzaklaştırır. Böylelikle RRA süreçleri ile verimliliğiniz ve yaratıcılığınız artarken mesleğinizin gerektirdiği veya mesleğinizde sizi daha ileriye götürecek işlere odaklanabilirsiniz.

Örneğin aylık bazda 100 saat süren ve toplamda 3 işçinin yaptığı bir süreci düşünelim. X adlı firma rutinleşmiş ve fazla vakit alan bu süreçten kurtulmak adına RPA’ya başvuruyor ve sonucunda 100 saat süren ve 3 işçinin vakit ayırdığı bu süreç 3 saate indiriliyor. Hal böyleyken işletmelerin bu durumu göz önünde bulundurması ve gelecek stratejilerinde RPA’ya yer vermesi, yatırım yapması gerekiyor.

Neden RPA Teknolojisi Tercih Edilmeli?

RPA teknolojisi; hızla gelişen dünyada şirketler de bu gelişime ayak uydurmak için denenen farklı yöntemlerin başında geliyor. Peki robotik süreç otomasyonunun bu gelişimdeki rolü nedir? Neden şirketler RPA teknolojisine bu kadar çok rağbet gösteriyor?

Şirketlerin yaşanan gelişmelere ayak uydurması için kendilerine belki de en kısıtlı kaynak olarak zamandan bolca ayırmaları gerekiyor. Bazı iş insanları günümüzde en değerli kaynağı veri olarak gösterse de zaman; her daim yadsınamaz bir gerçek olacaktır. Bu gerçeğin karşısında şirketler ellerindeki en büyük koz olan otomasyon teknolojisini ileri sürmek zorundadır. Peki robotik otomasyonun tek avantajı veya oluşturulan şirket stratejilerinin temeline konulmasındaki tek neden zaman faktörü müdür? Bu noktada konuya açıklık getirmek adına sizlere robotik süreç otomasyonunun avantajlarından bahsedeceğim.

RPA Avantajları Nelerdir?

Şirketlerin yatırım hedefleri RPA teknolojisinin sağladığı faydalar tarafından tercih edilmektedir. Halen gelişmekte olan böyle bir RPA teknolojisinin şirketleri bu denli cezbetmesindeki en büyük avantajları nelerdir? Bunların bazılarını maddeler halinde açıklayalım:

• RPA ile Kaynakların Etkin Kullanımı

Kaynakların etkin kullanımı konusu birçok şirket için robotik süreç otomasyonunun en büyük avantajıdır. Sıkıcı, düşük değerli, rutin görevler çalışanlarınızın motivasyonunu ve verimliliğini düşürebilir. Robotik süreç otomasyonunun otomatik yazılım robotları etkili bir şekilde programlanabildiğinden, bu robotlar daha fazla sayıda rutin görevi gerçekleştirebilir ve çalışanlarınızı daha yüksek değerli, sıkıcı olmayan işlere yönlendirebilir. Bu sayede çalışan kadronuzun niteliğini artırmış olup dolaylı yoldan şirketinize etkinlik ve kalite anlamında değer katmış olursunuz.

• RPA ile Düşük Maliyetler

Elbette RPA teknolojisine geçmenin de belirli bir başlangıç maliyeti bulunur. Uygulamanın satın alınması, yüklenmesi, sunucuların kurulumu, lisanslar ve robotların bakımı için gerekli olan maliyetler bunlardan bazılarıdır. Ayrıca RPA teknolojisine entegre edilmesi gereken herhangi bir teknolojinin program kurulumu, lisans alınması, bakımı vb. gibi noktalar da bu maliyetlere ek olarak gösterilebilir. Ancak bu saydığımız maliyetler RPA sayesinde azaltılmış olan maliyetlerle karşılaştırıldığında, azaltılmış maliyetler potansiyel olarak çok büyüktür. Çünkü herhangi bir RPA robotunun maliyeti (tüm nicel değerler) bir insan çalışanın maliyetinden (tüm nicel değerler) çok daha düşüktür. Bir RPA robotunun 7/24 herhangi bir yorulma belirtisi göstermeden çalıştığını düşünecek olursak, zaman bakımından elde edilecek olan maliyet tasarrufu da işletme için büyük bir kazanç olacaktır.

• Güvenlik Artışı

Günümüz BT sektörünün en büyük tehditlerinden olan hacker’ler (bilgisayar korsanları) her zaman bir güvenlik sorunu olacaktır. Hacker’ler büyük, orta veya küçük işletme gözetmeksizin amaçlarına göre, bu işletmelerin ağlarında açıklarını arayıp çok sayıda siber saldırı düzenlemektedir. Bu güvenlik sorunları düşünüldüğünde RPA robotları çalışanlara göre büyük avantaj sahibidir.

Bir RPA robotunu düşünelim. Bu robot bir sisteme login olmayı unutabilir veya sisteme giriş yaptıktan sonra sistemden çıkış yapmayı unutabilir mi? RPA robotları, kendisine tanımlanmayan bir pop-up’a tıklayıp üzerinde işlem yapamaz. Bununla birlikte; kendisine tanımlanan herhangi bir özel bilgiyi, kişisel veriyi veya şifreyi herhangi bir not defterine fiziksel veya bilgisayar üzerine kaydetmez veya tanımlanmayan 3. taraf kişilerle paylaşamaz. Bu tür durumlar göz önünde bulunduğunda, minimum eksiklikte veya eksiklik olmadan geliştirilmiş bir RPA robotunun kendi iradesiyle bu tür işlemleri yapması imkansızdır. Bu nedenle RPA robotlarının güvenlik açısından yüksek fayda sağladığını söyleyebiliriz.

Aynı zamanda RPA robotları yaptıkları tüm işlemleri sizin tanımladığınız bir not defterinde, bir veri tabanında, orchestrator sisteminde veya başka bir sistem içerisinde bir tabloda eksiksiz bir şekilde not alabilir.

•Analiz Edilebilirlik

İşletmelerin daha bilinçli kararlar vermesi adına RPA robotları yapmış olduğu değerli verileri toplama ve bunları kaydetme işlemlerini gerçekleştirebilir. Karşılaşmış olduğunuz hata ve istisnaların kayıtları tutulup sürecin veya yürütülmekte olan süreçle benzer noktalara sahip diğer süreçlerin geliştirilmesine de olanak sağlar.

•RPA ile Gelişmiş Müşteri Hizmetleri Sistemi

Şirketlerin başlıca hedeflerinden birisi de müşterilerine vermiş oldukları hizmetin her zaman gelişimini sağlamaktır. Şirketler müşterilerinin her daim onlardan memnun olmalarını isterler. İyi bir müşteri hizmetleri sisteminizin olması sizleri rakiplerinizden bir adım öne taşıyacaktır.

Peki RPA teknolojisi ile bu süreç nasıl işliyor? Örneğin bir müşteriniz onlara sağlamış olduğunuz müşteri hizmetleri sisteminizden son bir ayın toplantı raporlarını talep ediyor ve en kısa sürede tarafına iletilmesini istiyor. İşlemin manuel yürütüldüğü senaryoya göz atalım.
• Çalışan öncelikle raporların tutulduğu klasöre erişim sağlamalıdır.
• Raporların tutulduğu klasörden istenilen tarih aralığındaki raporların toplanmalıdır.
• Toplanılan raporların gözden geçirilmelidir.
• Gözden geçirilen raporların tek bir dosya içerisinde toplanması gerekmektedir.
• Birleştirilen dosyanın isteğe göre farklı bir formatta kaydedilmelidir.

Bahsettiğimiz bu süreç bir çalışanın gününün en verimli zamanını ondan alabilecek uzunluktadır. Fakat bu adımların bir RPA robotuna yaptırıldığını düşündüğünüzde sürecin çok hızlı bir şekilde ilerlediğini görebilirsiniz. Bu senaryo üzerinden ilerlendiğinde öncelikle RPA robotuna tanımlanmış olan bazı anahtar kelimelerin olması gerekiyor. Bu senaryodaki anahtar kelimeleri “Toplantı Raporları” ve “Son x ay/gün” olarak ele alabilirsiniz. Robotik süreç otomasyonu robotu kendisine iletilen talep doğrultusunda kısa sürede yukarıdaki işlemleri gerçekleştirerek belki de 3 saat sürecek işlemi 20 dakika gibi bir sürede tamamlayabilir ve müşteri bekleme süresini 160 dakika yani 2 saat 40 dakika gibi bir süre azaltabilir.

Bu durumda müşterinize sağlamış olduğunuz yüksek hızlı hizmet sayesinde şirketler arası ilişkileriniz ve çalışan performansınız pozitif yönde bir gelişme gösterecektir.

RPA robotları günümüzde işimizin bir parçası olmaya ve gelişim göstermeye devam ediyor. Şirketler stratejik planlamalarında otomasyonu eksik etmemeye başlıyor. İlerleyen tarihlerde almış olduğumuz otomasyon kararları ve yapmış olduğumuz yatırımlar ile RPA’nın yani dijital asistanınızın bizlere olan etkisini hep birlikte gözlemliyor olacağız.